E-Fatura Nasıl Kesilir? Portal Üzerinden Fatura Düzenleme Rehberi

e-Fatura nasıl kesilir? sorusu, elektronik fatura sistemine yeni geçen işletmelerin en çok merak ettiği konuların başında gelir. Portal üzerinden fatura düzenleme işlemi ilk bakışta karmaşık görünse de doğru menüleri takip ettiğinizde birkaç temel adımdan oluşur.

Bu rehberde Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Portalı üzerinden fatura oluşturma, taslak faturayı kontrol etme, mali mühür veya elektronik imza ile onaylama ve alıcıya gönderme sürecini adım adım ele alıyoruz.

Daha fazla bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu adresindeki resmi kaynağı inceleyebilirsiniz.

e-Fatura kesmeden önce bilinmesi gerekenler

Portal üzerinden e-Fatura düzenleyebilmek için işletmenizin e-Fatura uygulamasına dahil edilmiş ve kullanıcı hesabınızın aktif hale getirilmiş olması gerekir. Başvuru sürecini henüz tamamlamadıysanız önce e-Fatura başvurusu için gerekli adımları incelemeniz faydalı olur.

Ayrıca e-Fatura, sistemde kayıtlı olan mükellefler arasında düzenlenir. Fatura alıcısının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmek, gönderim sırasında yaşanabilecek hataları önler. Alıcının statüsüne göre e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kullanılması gerekebilir. Bu iki belge türünün farklarını öğrenmek için e-Fatura ile e-Arşiv Fatura karşılaştırmasına göz atabilirsiniz.

• Aktif e-Fatura kullanıcı hesabınız olmalı.
• Mali mühür veya uygun elektronik imza aracınız hazır bulunmalı.
• Alıcının vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası doğru olmalı.
• Satılan mal veya hizmetin adı, miktarı, birimi ve birim fiyatı hazır olmalı.
• Varsa sipariş ve irsaliye bilgileri kontrol edilmelidir.

e-Fatura Portalı üzerinden nasıl kesilir?

Portalda fatura kesme işlemi genel olarak fatura bilgileri, alıcı bilgileri, mal veya hizmet bilgileri ve toplam tutar alanlarının doldurulmasıyla tamamlanır. Ancak faturayı oluşturmak, tek başına gönderim için yeterli değildir. Taslak faturanın ayrıca onaylanması ve alıcıya gönderilmesi gerekir.

1. Portala giriş yapın

Öncelikle e-Fatura Portalı’na kullanıcı hesabınızla giriş yapın. Giriş yöntemi, hesabınızın ve kullandığınız elektronik sertifikanın türüne göre değişebilir. Mali mühür veya elektronik imza cihazınızın bilgisayara bağlı olduğundan ve gerekli sürücülerin çalıştığından emin olun.

Giriş yaptıktan sonra portalın sol tarafında yer alan menüden fatura oluşturma ekranına ulaşabilirsiniz. Portal ekranındaki menü adları zaman içinde güncellenebileceği için temel olarak “Fatura İşlemleri” veya “Fatura Oluştur” seçeneğini arayın.

2. Fatura bilgilerini doldurun

Fatura oluşturma ekranında ilk bölüm genellikle fatura bilgilerine ayrılır. Bu alanda fatura senaryosu, fatura tipi, tarih ve varsa sipariş veya irsaliye bilgileri yer alır.

• Senaryo: İşleme uygun olarak temel fatura veya ticari fatura seçilir.
• Fatura tipi: Normal satışlar için satış, mal veya hizmet iadesi için iade seçeneği kullanılır.
• Fatura tarihi: İşlemin gerçekleştiği ve mevzuata uygun olan tarih girilir.
• Sipariş bilgisi: Siparişe dayalı işlemlerde sipariş numarası ve tarihi eklenebilir.
• İrsaliye bilgisi: Faturadan önce irsaliye düzenlendiyse ilgili tarih ve numara girilmelidir.

ETTN gibi sistem tarafından otomatik oluşturulan alanlara müdahale edilmez. Fatura türünü yanlış seçmemek önemlidir; satış işlemi için iade tipiyle fatura oluşturmak daha sonra düzeltme ve muhasebe sürecinde sorun yaratabilir.

3. Alıcı bilgilerini girin

Alıcı bilgileri bölümünde en kritik alan vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarasıdır. Şirketlere düzenlenen faturalarda alıcının vergi kimlik numarası ve ticari unvanı eksiksiz yazılmalıdır. Gerçek kişilere düzenlenen işlemlerde ise ilgili kimlik ve ad-soyad bilgileri doğru şekilde girilmelidir.

Adres bilgilerinde en az ilçe veya semt, şehir ve ülke bilgilerinin doğru olması gerekir. Alıcının bilgilerini daha önce adres defterine kaydettiyseniz, arama alanından kayıtlı müşteriyi seçerek bilgileri otomatik olarak ekleyebilirsiniz.

Pratik öneri: Alıcı bilgilerini faturayı oluşturmadan önce karşı taraftan teyit edin. Özellikle vergi kimlik numarasındaki tek bir rakam hatası, faturanın yanlış firmaya yönelmesine veya gönderim sürecinin başarısız olmasına neden olabilir.

4. Mal veya hizmet satırını ekleyin

Faturada satılan ürün veya verilen hizmete ilişkin bilgiler “Mal-Hizmet Bilgileri” bölümüne yazılır. Yeni bir kalem eklemek için “Satır Ekle” seçeneğini kullanın. Birden fazla ürün veya hizmet varsa her birini ayrı satırda göstermek, faturanın daha anlaşılır olmasını sağlar.

Her satırda genellikle şu bilgiler bulunur:

• Mal veya hizmetin adı ve açıklaması
• Miktar
• Ölçü birimi
• Birim fiyat
• KDV oranı
• Varsa indirim tutarı
• Varsa diğer vergi ve kesintiler

Ürün veya hizmet açıklamasını çok genel bırakmamaya çalışın. Örneğin “danışmanlık” yerine “Mart 2026 dijital pazarlama danışmanlığı hizmeti” gibi açıklayıcı bir ifade kullanmak, hem muhasebe kayıtlarını hem de olası denetimlerde belge takibini kolaylaştırır.

5. Vergi ve toplam tutarları kontrol edin

Mal veya hizmet satırlarını girdikten sonra sistem ara toplam, KDV ve ödenecek tutar gibi toplamları otomatik olarak hesaplar. Bu nedenle toplam alanlarına elle müdahale edilemeyebilir. Hesaplanan tutarları kontrol etmek için miktar, birim fiyat, indirim ve vergi oranlarını yeniden gözden geçirin.

Fatura keserken özellikle şu kontrolleri yapın:

• Birim fiyatın KDV dahil mi, hariç mi olduğu
• İndirim oranı veya tutarının doğru uygulanıp uygulanmadığı
• KDV oranının mal veya hizmete uygunluğu
• Yuvarlama farkı oluşup oluşmadığı
• Ödenecek toplam tutarın teklif veya siparişle uyumlu olup olmadığı

6. Not alanını gerektiğinde kullanın

Not bölümü, faturaya ek açıklama yazmak için kullanılabilir. Ödeme vadesi, banka hesap bilgisi, sözleşme numarası, kampanya açıklaması veya faturada ayrıca belirtilmesi gereken ticari bilgiler bu alana eklenebilir.

Ancak not alanı, zorunlu fatura bilgileri yerine kullanılmamalıdır. Mal veya hizmetin temel açıklaması, alıcı bilgileri ve tutarlar ilgili alanlara eksiksiz girilmelidir.

7. Faturayı oluşturup taslaklara kaydedin

Gerekli alanları doldurduktan sonra “Oluştur” butonuna tıklayın. Zorunlu bir alan boş bırakılmışsa portal sizi uyarır. Bilgiler uygun şekilde tamamlandığında fatura taslaklar bölümüne kaydedilir.

Bu aşamada fatura henüz alıcıya gönderilmiş sayılmaz. Taslak faturayı açarak tüm bilgileri son kez kontrol edin. Yanlış veya eksik bilgi varsa fatura mali mühürle onaylanmadan önce düzenleme yapabilirsiniz.

Taslak e-Fatura nasıl onaylanır?

Taslak faturanın gönderilebilmesi için mali mühür veya elektronik imza ile onaylanması gerekir. Taslaklar bölümünde onaylamak istediğiniz faturayı seçin ve “Onayla” seçeneğine tıklayın.

Bu işlem sırasında elektronik sertifika veya mali mühür kartı seçilir, kart şifresi girilir ve fatura imzalanır. Sistem faturanın elektronik formatını kontrol ettikten sonra onaylama işlemini tamamlar.

Dikkat: Mali mühür veya elektronik imza ile onaylanan faturanın içeriği değiştirilemez. Bu nedenle onaylama işleminden önce alıcı bilgileri, fatura tipi, ürün satırları, vergi oranları ve toplam tutar mutlaka kontrol edilmelidir.

Onaylanan e-Fatura nasıl gönderilir?

Onaylama tamamlandıktan sonra taslaklar bölümünde ilgili faturayı seçin ve “Gönder” butonuna tıklayın. Portal, faturanın gönderileceği alıcı ve zarf bilgilerini gösterir. Bilgileri kontrol ettikten sonra gönderim işlemini onaylayın.

Gönderim tamamlandığında sistem bir durum veya bilgilendirme mesajı gösterir. Faturanın gerçekten iletilip iletilmediğini daha sonra giden kutusu ve fatura bazında listeleme ekranlarından kontrol edebilirsiniz.

Gönderim sonrasında fatura numarası, alıcı bilgisi, gönderim tarihi ve fatura durumunu kayıt altına almak iyi bir uygulamadır. Muhasebe programınız veya şirket içi arşiviniz varsa portal kayıtlarıyla bu sistemleri düzenli olarak eşleştirin.

e-Fatura keserken en sık yapılan hatalar

Alıcının vergi numarasını yanlış girmek

En sık karşılaşılan sorunlardan biri VKN veya T.C. kimlik numarasının hatalı yazılmasıdır. Gönderimden önce numarayı resmi bilgilerle karşılaştırın.

Temel ve ticari senaryoyu karıştırmak

Fatura senaryosu, alıcının yanıt ve kabul süreçlerini etkileyebilir. İşlem türüne ve alıcıyla yapılan anlaşmaya uygun senaryoyu seçin.

İade faturasını satış olarak düzenlemek

Bir ürün veya hizmet iadesi söz konusuysa fatura tipi kontrol edilmelidir. Yanlış tip seçimi muhasebe kayıtlarının düzeltilmesini gerektirebilir.

İrsaliye bilgilerini eklememek

Faturadan önce irsaliye düzenlenmişse irsaliye tarih ve numarasını ilgili alana yazın. Bu bilgiler, sevk ve fatura kayıtlarının birbiriyle eşleşmesine yardımcı olur.

Onaylamadan önce faturayı kontrol etmemek

Elektronik olarak mühürlenen veya imzalanan fatura üzerinde değişiklik yapılamayacağı için son kontrol aşamasını atlamayın.

Portal üzerinden e-Fatura kesmek için kontrol listesi

• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol ettiniz mi?
• VKN veya T.C. kimlik numarası doğru mu?
• Alıcının unvanı ve adresi eksiksiz mi?
• Fatura senaryosu ve fatura tipi doğru mu?
• Mal veya hizmet açıklaması yeterince açık mı?
• Miktar, birim fiyat ve KDV oranı doğru mu?
• İrsaliye veya sipariş bilgileri gerekiyorsa eklendi mi?
• Toplam tutar kontrol edildi mi?
• Fatura mali mühür veya elektronik imza ile onaylandı mı?
• Gönderim durumu giden kutusundan kontrol edildi mi?

Portal üzerinden e-Fatura kesme sürecinde en önemli nokta, “oluşturma” ile “gönderme” aşamalarını birbirinden ayırmaktır. Fatura önce hazırlanır ve taslağa kaydedilir, ardından kontrol edilerek mali mühür veya elektronik imza ile onaylanır. Son adımda ise alıcıya gönderilir ve gönderim durumu takip edilir.

Bu adımları düzenli bir kontrol listesiyle uyguladığınızda hem hatalı fatura düzenleme riskini azaltabilir hem de muhasebe süreçlerinizi daha düzenli hale getirebilirsiniz.